lijecenjebiljem.info
Главная

Правила оформления служебных писем

Правила оформления служебных писем

СПРАВКА

Форма документа

Форма документа

«Справка»

Наименование организации Адресат

 

СПРАВКА

00.00.00 № __

Москва

 

Заголовок к тексту

Текст _________________________________________________________

 

наименование должности расшифровка подписи

 

«Справка по личному составу»

Наименование организация Адресат

 

Справочные данные об

организации

СПРАВКА

00.00.00 № _________

 

Текст ____________________________________________________

 

Наименование должности Расшифровка подписи

 

 

ЗАО "ТЕАТР ЛУНЫ" Отдел учета и распределения

Адрес, телефон жилой площади

 

 

00.00.2002 №5

 

Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окла­дом 5200 рублей.

Директор Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

М. П.

 

Справка о заработной плате работника.

 

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с дру­гими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное пись­мо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отве­чать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требова­ниям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

— код организации;

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

- ОГРН, ИНН/КПП;

— дата;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату входяще­го документа;

— адресат;

— заголовок к тексту;

текст;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— визы согласования документа;

— отметка об исполнителе;

— печать;

— отметка для автоматического поиска документа.

В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать.

Автором служебного письма является учреждение, ор­ганизация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма мо­жет выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типо­графским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосред­ственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизи­тов.

Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации (полное и сокращен­ное);

— справочные данные об организации.

Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Россий­ской Федерации предусматривается на бланках служеб­ных писем органов государственной власти РФ, мини­стерств и ведомств.

Наименование вышестоящей организации указывает­ся на бланке в строгом соответствии с названиями, уста­новленными правовыми актами.

На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем ино­гда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное на­именование автора должно точно соответствовать наиме­нованию, закрепленному за организацией в Уставе. Пол­ное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное — под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является долж­ностное лицо, то наименование должностного лица поме­щается после названия организации.

Кроме реквизитов, входящих в понятие «автор слу­жебного письма» на бланке указываются места для про­ставления даты, индекса письма и ссылки на индекс и дату входящего документа.

Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных докумен­тов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

1. Кратким. Размер письма не должен превышать од­ной машинописной страницы, при необходимости разре­шено увеличение объема служебного письма до пяти ма­шинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

2. Полным. Несмотря на краткость служебного пись­ма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

3. Точным и объективным. Служебные письма долж­ны содержать только достоверную информацию, исклю­чающую двоякое, 'неопределенное или многозначное тол­кование.

4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать сло­ва и выражения. Тон изложения должен быть нейтраль­ным. Текст письма должен показывать уважительное от­ношение автора к деловому партнеру.

Текст служебных писем в большинстве случаев состо­ит из двух частей. В первой части (вступление) формули­руется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо доку­мент, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название доку­мента, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 № ...».

Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если со­держание письма не нуждается в пояснении, то оно мо­жет состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, органи­зация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в де­ла.

В основном письма разделяют на входящие (посту­пающие в учреждение) и исходящие (отправляемые уч­реждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претен­зия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).

Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи оп­ределенные стандартизированные языковые обороты.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении ка­кого-либо действия и обычно имеет в своем тексте сле­дующие речевые обороты: «В связи с ... просим подтвер­дить...», «Прошу сообщить...», «Дирекция... просит...», «Дирекция и профсоюзная организация просят...» и т.п.

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые оборо­ты: «Сообщаем Вам, что...», «Подтверждаем получен­ные...», «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена...»и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00).

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправ­ки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам...», «Высылаем за­прошенные Вами...», «Направляем подписанный с нашей стороны договор...». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложе­ния. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

или

Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

Гарантийное письмо подтверждает определенные обя­зательства, обещания учреждения, организации, пред­приятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за вы­полненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важ­ные части текста письма, подтверждающие его юридиче­скую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...», «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок...». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о... «, «Извещаем Вас, что...», «Ставим Вас в извест­ность...».

Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее по­вторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что...», «Вто­рично сообщаем...».

Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефон­ного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать при­чины, сообщить срок окончательного письма-ответа. На­чинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение...», а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

Циркулярные письма — это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях...», «В соответ­ствии с...», «Во исполнение...». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рек­ламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

В учреждениях, организациях, предприятиях с боль­шим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским спо­собом, но в нем оставлены свободные строки для заполне­ния их информацией, зависящей от конкретной ситуа­ции.

Применение таких писем значительно сокращает вре­мя на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных пи­сем. На основе стереотипного текста исполнители состав­ляют конкретные служебные письма аналогичного содер­жания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает ра­боту по составлению документа.

 

Служебное письмо формат бумаги 531
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Теги:

Органайзеры для канцтоваров своими руками  Схема сада с папоротниками  Как сделать комикс из картинок в фотошопе  Открытки с новым 2018 годом для мужчины  Как сохранить причёску без лака  Подарки от компании выбор  Поделки для детей. клубника  Маска зеленого фонаря из бумаги  Генератор сухой туман своими руками  Ванная из гкл своими руками  Поздравление с рождением племянников двойняшек тете  Медные клеммы акб своими руками  Лёгкие коробочки для подарков  Электрическая схема блока питания atx 350pa  Мебель кухня своими руками расчет  Как сделать слив из топаса  Выгребная яма своими руками ютуб  Пакетики упаковочные своими руками  Для создания схем и планов  Дизайн кухни гостиной оранжевого цвета  Макияж из черного и серого цвета теней  Как сделать цветное солёное тесто рецепт  Поздравление стоматологам с профессиональным праздником  

 Карта сайта